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Informations- u. Wissensmanagement mit einer mindmap-basierten Hypertext-Anwendung

 
 
 
 
 

 
Manual >>> Programm >>> ELO

 

ELO - der Elektronische Leitzordner wird vom Hersteller in seiner Website folgendermaßen charakterisiert:

“ 1 ELOoffice verwaltet Dokumente

Sie können alle Ihre Dokumente wie Word-Dateien, Emails, Bilder, Eingangsrechnungen etc mit ELO in einem einfachen, gut durchdachten Ordnungsgerüst verwalten. Papierdokumente scannen Sie ein. PC-Dateien übernehmen Sie in ELO. Alle Dokumente bleiben im Originalformat. Sie können Ihre Dokumente auch noch nach Jahren mit dem Originalprogramm öffnen.

2 ELOoffice bringt Ihre gewohnte Struktur mit

ELO Office sieht Strukturelemente vor, die Sie schon kennen: Archiv, Aktenschrank, Ordner, Register, Dokumente. Dadurch können Sie Ihre Ablage so gestalten, wie Sie es in der Papierwelt gewohnt waren und so wie es für Ihre Anwendung, Ihre Branche und Ihr Unternehmen am besten passt. So behält alles seine logische Ordnung.

3 ELOoffice findet alles wieder

ELO Office bietet Ihnen ausgereifte Suchfunktionen. Außer dem gewohnten Weg über die Strukturelemente Aktenschrank, Ordner, Register, können Sie einfach nach Stichworten suchen. So finden Sie Ihre Dokumente auch unter den Stichworten wieder, die Sie beim Ablegen als Schlagworte oder Zusatztexte angegeben hatten.

4 ELOoffice beherrscht auch die Volltextsuche

ELO Office kann, z.B. von einem Word-Dokument, alle vorkommenden Wörter in einer sogenannten Volltext-Datenbank registrieren. Das bedeutet für Sie, daß Sie nach jedem beliebigen Wort suchen können. Wenn es in diesem Text vorkommt, findet ELO das Dokument. Wörter, nach denen grundsätzlich nicht gesucht werden soll (z.B. der, die, das, und, oder, weil ...) werden über eine (pflegbare) Stopwortliste ausgeschlossen.

5 ELOoffice erkennt für Sie Schrift auf gescannten Dokumenten

Wenn Sie eine Rechnung einscannen, dann ist das für den PC nicht eine Rechnung aus Zahlen und Buchstaben, sondern ein Bild. Bei ausreichender Bildqualität kann ELO Office daraus mit einer Technik namens OCR (optical character recognition) einen Text machen, also die vorkommenden Wörter erkennen und diese in die Volltextdatenbank einfügen. So können Sie z.B. eine Rechnung einscannen und hinterher nach den gekauften Produkten suchen.

6 ELOoffice ist kontaktfreudig

ELO kann einen Button und ein Makro in bestehende Anwendungen wie Outlook, Word oder Excel einsetzen. So können Sie von dort per Mausklick Dokumente an ELO Office übergeben. Aber auch innerhalb ELO wird Kommunkation groß geschrieben. Neben drucken und faxen können Sie Dokumente an andere ELO-Benutzer übergeben und z.B. in deren Wiedervorlage stellen.

7 Sie können ELOoffice automatisieren

In ELO Office kann man sogenannte Masken einrichten. Dadurch vereinfacht man sich die Ablage und Suche bei einer großen Zahl ähnlicher Dokumente (z.B. Rechnungen, Lieferscheine, Visitenkarten...) Die Einordnung in die Strukturelemente Aktenschrank, Ordner, Register, können Sie sogar automatisieren. Sie können ELO anweisen, z.B. alle gescannten Visitenkarten mit Namen, die mit "E" beginnen im Ordner "Visitenkarten" in den Registertab "E" einzuordnen....

8 Sie können mit ELOoffice selbsttragende Archive bilden

ELO-Archive kann man auch auf andere Datenträger oder z.B. auf Notebooks auslagern. Am elegantesten geht das mit "selbsttragenden Archiven". Das bedeutet, daß eine Einfach-Version von ELO (ein sogenanannter Viewer) einfach mit auf die CD gebrannt wird. Das geht sogar ohne Lizenzkosten beliebig oft. So kann man z.B. einen Katalog in ELO-Format bequem und preiswert und doch mit Top-Funktionalität verteilen.

9 ELOoffice kann noch mehr

Habe ich die Haftnotizen schon erwähnt? Die Wiedervorlage? Die Datenschutzfunktionen? Schlüssel, Rechte, Anwenderverwaltung? Den Import und Export von Dokumenten? Die zahlreichen individuellen Einstellmöglichkeiten? Die Scan-Funktionen? Die Bearbeitung von Dokumenten? Die Chaos-Ablage?

ELO Office beherrscht nicht nur die Grundfunktionen. ELO beherrscht alles, was Sie für ein papierloses Büro benötigen.”

(http://www.methode.de/leitz/elo/elo.htm)